Đề xuất cho các đơn vị cung cấp nhà ở
Soạn Thảo Nội Quy Dành Cho Người Thuê Và Cộng Đồng
Nguyên tắc tốt khi soạn quy định là không nên nhắm riêng vào trẻ em hoặc các thành viên thuộc nhóm được bảo vệ. Thay vì treo biển ghi "Trẻ em không được chạy trong khu vực công cộng", hãy ghi "Cấm chạy trong khu vực công cộng". Thay vì ghi "Trẻ em không được giẫm lên cỏ", hãy ghi "Cấm giẫm lên cỏ." Quy tắc và các quy định áp dụng cho "tất cả cư dân" thường được xem là hợp lý hơn các quy định chỉ nhắm vào trẻ em.
Nếu bắt buộc phải đề cập riêng đến trẻ em, hãy cân nhắc dựa trên yếu tố an toàn và sức khỏe. Ví dụ, nếu quý vị có một phòng tập thể dục với thiết bị thể thao, hãy yêu cầu nhà sản xuất cho biết độ tuổi tối thiểu để sử dụng thiết bị mà không cần giám sát. Sau đó, treo biển với nội dung: "Theo nhà sản xuất, thiết bị này không dành cho người dưới 14 tuổi nếu không có người lớn đi kèm."
Sàng Lọc Ứng Viên Thuê Nhà
Nếu quý vị là người cung cấp nhà ở, một cách để giảm khả năng bị khiếu nại là đối xử công bằng với tất cả mọi người. Việc có các hướng dẫn bằng văn bản và áp dụng nhất quán với mọi ứng viên sẽ giúp quý vị đảm bảo sự công bằng. Dù quý vị quản lý hàng trăm căn hộ cho một công ty lớn, hay chỉ sở hữu và cho thuê vài căn hộ, thì việc thiết lập hướng dẫn bằng văn bản về tất cả mọi vấn đề như: cách thanh toán tiền thuê, quy trình trục xuất và cách cư xử trong quá trình sinh sống là điều rất nên làm.
Một phần của hướng dẫn sàng lọc của quý vị nên bao gồm khả năng của ứng viên trong việc thanh toán tiền thuê nhà đúng hạn. Do đó, quý vị có thể yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin xác minh việc làm, thu nhập và tín dụng. Quý vị yêu cầu thu nhập bao nhiêu và thời gian làm việc bao lâu sẽ tùy thuộc vào thị trường nhà ở của quý vị. Quý vị nên đặt tiêu chuẩn phù hợp để có thể cạnh tranh thu hút người thuê. Tuy nhiên, nếu đặt tiêu chuẩn quá cao có thể bị xem là cố tình loại trừ một số nhóm người nhất định.
Ngoài việc yêu cầu tất cả ứng viên xác minh thu nhập và lịch sử tín dụng, quý vị cũng có thể yêu cầu tất cả ứng viên cung cấp thư giới thiệu hoặc kiểm tra lý lịch tư pháp. Ví dụ, nếu người nộp đơn có tiền án, quý vị có thể từ chối cho thuê đối với người có hành vi phạm tội có thể gây nguy hiểm cho các cư dân khác trong khu nhà.
Kiểm Tra Lý Lịch Tư Pháp
Nếu quý vị lo ngại về việc cho một số người có tiền án thuê nhà, quý vị có thể đưa việc kiểm tra lý lịch tư pháp vào tiêu chí xét duyệt hồ sơ. Khi thiết lập kiểm tra lý lịch tư pháp, nên lưu ý những điều sau đây: ghi rõ chính sách bằng văn bản; có sự đồng ý của ứng viên trước khi tiến hành kiểm tra; thực thi chính sách một cách nhất quán; và nếu quý vị từ chối ứng viên, hãy cho họ biết lý do tại sao.
Áp dụng chính sách kiểm tra lý lịch tư pháp một cách nhất quán có nghĩa là bạn áp dụng chính sách này cho tất cả mọi người. Bạn áp dụng nó cho cả người già và trẻ, người da đen và người da trắng, và tất cả mọi người ở giữa.
Ngay cả khi bạn không thiết lập được hồ sơ lý lịch tư pháp, bạn cũng không thể chấp nhận mọi đơn xin việc. Việc từ chối đơn xin cấp thị thực vì lý do tín dụng, thu nhập hoặc nhân cách hợp pháp sẽ không phải là lý do gây khiếu nại nếu bạn tuân thủ theo một số thủ tục nhất định. Như đã lưu ý, bạn nên thiết lập tiêu chí cho thuê bằng văn bản để giúp tất cả người nộp đơn hiểu được đơn của họ sẽ được sàng lọc như thế nào. Sau đó, hãy áp dụng tiêu chí của bạn một cách nhất quán. Nếu bạn từ chối một ứng viên, hãy gửi thư giải thích lý do và lưu giữ hồ sơ một cách cẩn thận.
Người thuê nhà gây rắc rối
Giả sử quý vị đã chấp thuận đơn và người thuê đã chuyển vào ở. Tuy nhiên, ngay sau khi người thuê dọn vào, quý vị bắt đầu nhận được các khiếu nại. Người thuê mới có vẻ đang quấy rối các người thuê khác. Và quý vị cũng nhận được phàn nàn rằng họ mở nhạc quá to. Quý vị nên làm gì?
Khi người thuê vi phạm quy định, quý vị nên áp dụng hình thức xử lý một cách công bằng, nhất quán và đúng theo quy trình đã thiết lập. Các hình thức xử lý nào được áp dụng sẽ phụ thuộc vào quy trình của quý vị và các hồ sơ đã lưu. Một số loại hồ sơ quý vị nên lưu giữ bao gồm: các khiếu nại của người thuê về người thuê khác; các khiếu nại có liên quan đến cảnh sát; thư mà quý vị gửi cho hoặc nhận từ người thuê liên quan đến vi phạm hợp đồng; và bất kỳ thư từ hoặc thông tin liên quan nào khác. Việc lưu giữ hồ sơ chi tiết và chính xác sẽ rất quan trọng nếu quý vị cần giải trình lý do vì sao đã trục xuất người thuê.
Nếu không có hồ sơ đầy đủ, việc chứng minh rằng quý vị đã trục xuất người thuê không vì lý do phân biệt đối xử sẽ khó khăn hơn.
Xử Lý Yêu Cầu Bảo Trì
Các yêu cầu bảo trì và sửa chữa được xử lý như thế nào trong khu phức hợp của quý vị? Nhân viên của quý vị có xử lý yêu cầu sửa chữa từ một số người thuê nhanh hơn từ những người khác không? Nếu có, điều đó có thể dẫn đến một đơn khiếu nại về nhà ở công bằng. Thông thường, các sửa chữa nên được xử lý theo thứ tự nhận được, với các sửa chữa khẩn cấp được ưu tiên hơn các sửa chữa định kỳ. Người thuê nhà cần hiểu rằng các sửa chữa định kỳ và không khẩn cấp có thể mất vài ngày, hoặc thậm chí lâu hơn, để hoàn thành.
Người thuê nên được thông báo rõ về quy trình xử lý yêu cầu sửa chữa của quý vị, cũng như khoảng thời gian dự kiến trước khi yêu cầu của họ được giải quyết. Nếu một tình huống khẩn cấp khiến quý vị hoặc nhân viên không thể thực hiện sửa chữa theo lịch đã định, hãy gọi cho người thuê bị ảnh hưởng và giải thích rõ tình hình. Một số việc quý vị có thể làm để giảm nguy cơ bị khiếu nại về nhà ở bao gồm: hành xử chuyên nghiệp, nhất quán, giao tiếp hiệu quả với người thuê và lưu giữ hồ sơ đầy đủ.
Điều Chỉnh và Hỗ Trợ Hợp Lý Dành Cho Người Thuê Khuyết Tật
Trong khi những thay đổihợp lý bao gồm việc cho phép người thuê nhà khuyết tật thực hiện thay đổi vật lý đối với căn hộ của mình hoặc khu vực chung, thì sự điều chỉnh hợp lý yêu cầu chủ nhà phải thay đổi hoặc sửa đổi một số quy tắc, thông lệ, chính sách hoặc dịch vụ khi việc làm như vậy có thể cần thiết để mang lại cho người thuê cơ hội bình đẳng trong việc sử dụng và tận hưởng căn hộ. Để biết thêm thông tin về chỗ ở hợp lý, hãy truy cập Nhà ở và Người khuyết tật: Chỗ ở và Điều chỉnh hợp lý.
Tiêu Chuẩn Về Số Lượng Người Ở
Tiêu chuẩn về số lượng người ở quy định có bao nhiêu người có thể sinh sống trong một căn hộ. Vào tháng 12 năm 1998, Bộ Phát Triển Nhà Ở và Đô Thị Hoa Kỳ (HUD) đã công bố một tuyên bố về các tiêu chuẩn mà cơ quan này sẽ xem xét khi đánh giá tiêu chuẩn về số lượng người ở của một đơn vị cung cấp nhà ở, nhằm xác định liệu các chính sách của đơn vị cung cấp đó có mang tính phân biệt đối xử theo Đạo Luật Nhà Ở Bình Đẳng hay không – cụ thể là dựa trên tình trạng gia đình (tức là có con dưới 18 tuổi trong gia đình).
Văn phòng Nhà Ở Bình Đẳng Virginia áp dụng tiêu chuẩn về số lượng người ở của HUD, được trích dẫn dưới đây:
... Bộ cho rằng chính sách cho phép hai người trong một phòng ngủ, theo nguyên tắc chung, là hợp lý theo Đạo Luật Nhà Ở Bình Đẳng. Tuy nhiên, mức độ hợp lý của bất kỳ chính sách về số lượng người ở nào cũng có thể bị bác bỏ. Do đó, khi xem xét các trường hợp về tình trạng sử dụng nhà ở, HUD sẽ cân nhắc diện tích và số lượng phòng ngủ cũng như các hoàn cảnh đặc biệt khác. Các nguyên tắc và ví dụ giả định sau đây sẽ hỗ trợ quý vị trong việc xác định liệu kích thước của các phòng ngủ hoặc các trường hợp đặc biệt có làm cho chính sách về số người ở trở nên không hợp lý hay không.
Diện Tích Phòng Ngủ và Căn Hộ
Xem xét hai tình huống giả định trong đó một nhà cung cấp nhà ở từ chối cho phép một gia đình gồm năm người thuê một căn hộ hai phòng ngủ dựa trên chính sách "hai người mỗi phòng ngủ". Trong trường hợp đầu tiên, các nguyên đơn là một gia đình gồm năm người đã nộp đơn xin thuê một căn hộ có hai phòng ngủ lớn và khu vực sinh hoạt rộng rãi. Trong vụ thứ hai, các nguyên đơn là một gia đình gồm năm người đã nộp đơn xin thuê một khu đất để đặt nhà di động, nơi họ dự định sống trong một căn nhà di động hai phòng ngủ. Tùy thuộc vào các yếu tố khác, việc khởi tố có thể phù hợp trong tình huống đầu tiên, nhưng không phải trong tình huống thứ hai.
Kích thước của các phòng ngủ cũng có thể là yếu tố cho thấy việc kết luận là không có lý do chính đáng là phù hợp. Ví dụ, nếu một căn nhà di động được quảng cáo là “hai phòng ngủ”, nhưng một phòng ngủ lại quá nhỏ, thì tùy vào tất cả các yếu tố, việc người quản lý khu nhà giới hạn số người ở trong căn nhà đó chỉ còn hai người có thể được xem là hợp lý.
Độ Tuổi Của Trẻ Em
Các ví dụ giả định sau đây liên quan đến hai nhà cung cấp nhà ở từ chối cho ba người cùng ở một phòng ngủ. Trong trường hợp đầu tiên, người khiếu nại là hai cha mẹ là người lớn xin thuê một căn hộ một phòng ngủ cùng với con nhỏ sơ sinh của họ. Cả phòng ngủ lẫn căn hộ đều rộng rãi. Trong trường hợp thứ hai, người khiếu nại là một gia đình gồm hai cha mẹ là người lớn và một thiếu niên xin thuê một căn hộ một phòng ngủ. Tùy thuộc vào các yếu tố khác, việc khởi tố có thể phù hợp trong ví dụ giả định đầu tiên, nhưng không phải trong ví dụ thứ hai.
Cấu Trúc Căn Hộ
Các tình huống giả định sau đây minh họa các trường hợp đặc biệt liên quan đến cấu trúc căn hộ. Hai ban quản lý chung cư khác nhau đều từ chối việc bán căn hộ cho một gia đình gồm hai người lớn và ba trẻ em, dựa trên quy định rằng chỉ bán cho những người mua đáp ứng chính sách "hai người mỗi phòng ngủ". Ban quản lý đầu tiên điều hành một tòa nhà nơi gia đình năm người định mua một căn hộ có hai phòng ngủ cộng thêm một phòng làm việc hoặc phòng học. Ban quản lý thứ hai điều hành một tòa nhà nơi gia đình năm người định mua căn hộ hai phòng ngủ không có phòng làm việc hoặc phòng học. Tùy vào các yếu tố khác, việc khởi tố có thể phù hợp trong tình huống đầu tiên, nhưng không phải trong tình huống thứ hai.
Các Hạn Chế Về Mặt Vật Lý Khác Của Nhà Ở
Bên cạnh các yếu tố vật lý như kích thước từng phòng ngủ và tổng thể diện tích cũng như cấu trúc căn hộ, Cơ quan có thẩm quyền cũng sẽ xem xét các yếu tố giới hạn khác do bên cung cấp nhà ở đưa ra, chẳng hạn như sức chứa của hệ thống hầm tự hoại, cống rãnh hoặc các hệ thống xây dựng khác.
Luật Tiểu Bang Và Địa Phương
Nếu một nơi cư trú bị ràng buộc bởi các yêu cầu về số người cư ngụ theo luật tiểu bang hoặc địa phương và chính sách cư ngụ của nhà cung cấp nhà ở phản ánh các yêu cầu đó, thì Bộ Phát triển Nhà ở và Đô thị Hoa Kỳ (HUD) sẽ xem các yêu cầu của chính quyền là một hoàn cảnh đặc biệt, có xu hướng cho thấy chính sách cư ngụ của nhà cung cấp là hợp lý.
Các Yếu Tố Liên Quan Khác
Các yếu tố liên quan khác có thể hỗ trợ cho đề xuất có lý do hợp lý, dựa trên kết luận rằng chính sách cư ngụ chỉ là cái cớ, bao gồm bằng chứng cho thấy nhà cung cấp nhà ở đã:
- đã đưa ra các phát ngôn mang tính phân biệt đối xử;
- áp dụng các quy định phân biệt đối xử về việc sử dụng các khu vực tiện ích chung;
- thực hiện các hành động khác nhằm ngăn cản các gia đình có trẻ em sống tại khu nhà ở của mình; hoặc
- áp dụng chính sách về số lượng cư dân chỉ đối với các gia đình có trẻ em.
Sổ tay của Cán bộ Xây dựng và Quản lý Bộ luật nêu rõ rằng vì lý do sức khỏe và an toàn, bạn cần 70 feet vuông diện tích phòng ngủ cho một người ở. Nếu bạn có nhiều hơn một người ở, bạn cần 50 feet vuông cho mỗi người. Nếu bạn có một căn hộ có một phòng ngủ với diện tích 10 x 8 hoặc 80 feet vuông thì căn hộ đó sẽ quá nhỏ cho hai người. Nhưng nếu bạn có một căn hộ có một phòng ngủ với kích thước 10 x 16 thì nó có thể đủ rộng cho ba người.
Các nhà cung cấp nhà ở nên cố gắng cân bằng giữa yêu cầu thực hiện tiêu chuẩn cư trú hợp lý với quyền bảo vệ tài sản của họ khỏi tình trạng quá tải. Các nhà cung cấp nhà ở cũng nên cố gắng cân bằng giữa yêu cầu thực hiện tiêu chuẩn cư trú hợp lý với quyền bảo vệ khoản đầu tư của họ. Trong một số trường hợp, một căn hộ lớn có ba phòng ngủ có thể đủ chỗ cho bảy hoặc tám người mà không gây ra tình trạng quá tải và không gây nguy hiểm cho khoản đầu tư của nhà cung cấp nhà ở. Trong những trường hợp khác, một căn hộ có ba phòng ngủ chỉ có thể đủ chỗ cho năm người. Mỗi tình huống và phức hợp phải được đánh giá dựa trên giá trị riêng của nó.