Những câu hỏi thường gặp về hồ sơ công khai

Tôi có thể tìm biên bản cuộc họp Hội đồng quản trị ở đâu?

Hội đồng quản lý Virginia cung cấp quyền truy cập vào lịch họp, chương trình nghị sự và biên bản cuộc họp trước đây của mọi hội đồng.

Tại sao DPOR tính phí để lấy hồ sơ công khai?

Bộ Quản lý Nghề nghiệp và Chuyên môn (DPOR) là một cơ quan phi quỹ chung, nghĩa là không được hỗ trợ bởi bất kỳ khoản thuế nào. DPOR được tài trợ hoàn toàn bằng nguồn phí và đánh giá do cơ quan quản lý chi trả. Là một cơ quan nhà nước tự cấp vốn, doanh thu từ các yêu cầu FOIA được ghi có vào DPOR để bù đắp cho việc chuẩn bị dữ liệu, gửi tài liệu và các chi phí hành chính khác liên quan đến việc cung cấp hồ sơ công khai. Việc đánh giá mức phí hợp lý cho hồ sơ công khai cho phép DPOR duy trì mức phí cấp phép và gia hạn thấp hơn cho tất cả các cơ quan quản lý. Tuy nhiên, bất cứ khi nào có thể, DPOR đều cung cấp miễn phí các tài liệu được yêu cầu ở định dạng điện tử.

Để tìm hiểu thêm về luật tiểu bang quản lý phí đối với hồ sơ công khai, bạn có thể xem Đạo luật Tự do Thông tin của Virginia.

Tại sao DPOR liệt kê địa chỉ cho người quản lý?

Tên và địa chỉ của mọi cá nhân và doanh nghiệp được DPOR cấp phép đều được công khai. Việc sử dụng địa chỉ gửi thư làm yếu tố nhận dạng cho phép xác minh tình trạng giấy phép. Việc xác minh như vậy là cần thiết để đáp ứng trách nhiệm bảo vệ công chúng của DPOR.

Ví dụ, trong khi hàng chục cá nhân có tên “John DOE” có thể có giấy phép hợp lệ, việc sử dụng địa chỉ cho phép xác minh giấy phép cụ thể của “John DOE trên phố Main ở Richmond”.

Số giấy phép hành nghề do Virginia cấp, tên, ngày cấp giấy phép, ngày hết hạn giấy phép, phân loại giấy phép (tức là môi giới, nhân viên bán hàng), tình trạng giấy phép và địa chỉ lưu trữ hồ sơ của mỗi cơ quan quản lý là những yếu tố nhận dạng phải được công khai.

DPOR bảo vệ thông tin cá nhân khỏi bị tiết lộ như thế nào?

Chính sách của sở và luật tiểu bang nghiêm cấm tiết lộ chung số an sinh xã hội, số tài khoản ngân hàng hoặc tín dụng và bất kỳ thông tin nào khác có thể gây hại hoặc thương tích cho cá nhân hoặc doanh nghiệp.

Để tìm hiểu thêm về luật tiểu bang quản lý bảo vệ quyền riêng tư, bạn có thể xem Đạo luật về Thực hành Thu thập và Phổ biến Dữ liệu của Chính phủ.

Tôi có thể tìm hiểu về khiếu nại được nộp lên cơ quan quản lý bằng cách nào?

DPOR chỉ xác nhận sự tồn tại của các trường hợp kỷ luật đang được xử lý sau khi cuộc điều tra xác định rằng có đủ bằng chứng để xác định nguyên nhân có thể gây ra vi phạm. Những trường hợp kỷ luật chưa được giải quyết này được xác định trên trang web DPOR bằng tính năng "Tra cứu giấy phép". Tuy nhiên, không có thông tin cụ thể nào liên quan đến cá nhân hoặc doanh nghiệp đang bị DPOR điều tra hoặc đang bị hội đồng quản lý xem xét sẽ được công bố cho đến khi vụ án kết thúc.

Luật tiểu bang miễn trừ thông tin về các cuộc điều tra kỷ luật và hồ sơ đang được công khai khỏi việc công khai bắt buộc. Công chúng có thể xem xét hồ sơ chính thức và lấy bản sao sau khi hồ sơ khiếu nại được đóng lại. [Bộ luật Virginia § 54.1-108]. 

Các khiếu nại đã đóng liên quan đến cáo buộc về hoạt động tội phạm có thể được tiết lộ, ngoại trừ trường hợp việc tiết lộ có khả năng gây nguy hiểm cho cuộc điều tra đang diễn ra hoặc sự an toàn của một cá nhân, khiến nghi phạm bỏ trốn hoặc tránh bị phát hiện hoặc dẫn đến việc tiêu hủy bằng chứng.

Các hành động kỷ luật liên quan đến các vụ án đã đóng (lệnh được đưa ra kể từ tháng 4 1, 2002) có sẵn trực tuyến bằng cách sử dụng Tra cứu giấy phép.

Bản sao của hồ sơ kỷ luật đã đóng có sẵn để công chúng xem xét và công bố. Các hồ sơ đóng liên quan đến cáo buộc hoạt động tội phạm cũng có thể được tiết lộ, trừ khi việc tiết lộ có thể gây nguy hiểm cho cuộc điều tra đang diễn ra hoặc sự an toàn của một cá nhân, khiến nghi phạm bỏ trốn hoặc tránh bị phát hiện, hoặc dẫn đến việc tiêu hủy bằng chứng.

Luật tiểu bang miễn trừ thông tin về các vụ án đang được điều tra khỏi việc công bố công khai bắt buộc. Công chúng có thể xem xét hồ sơ chính thức và lấy bản sao sau khi hồ sơ khiếu nại được đóng lại. [Bộ luật Virginia § 54.1-108]

Yêu cầu đóng hồ sơ phải được gửi đến Phòng Quản lý thông tin:

• Email: PublicRecords@dpor.virginia.gov 
• Fax: (866) 254-0312

Bất cứ khi nào có thể, DPOR sẽ cung cấp miễn phí các hồ sơ đóng ở định dạng điện tử. Nếu không, DPOR có thể đánh giá các khoản phí hợp lý cho việc nghiên cứu và sao chép ($0.25 trên mỗi trang đối với các tài liệu vượt quá 40 trang).

Quyền và Trách nhiệm của FOIA

Đạo luật Tự do Thông tin của Virginia (FOIA), nằm ở § 2.2-3700 et seq. của Bộ luật Virginia, đảm bảo cho công dân của Khối thịnh vượng chung và đại diện của phương tiện truyền thông quyền truy cập vào hồ sơ công khai do các cơ quan công, viên chức công và nhân viên nhà nước nắm giữ.

Hồ sơ công khai là bất kỳ văn bản viết hoặc bản ghi âm nào - bất kể là hồ sơ giấy, tệp điện tử, bản ghi âm thanh hoặc video hay bất kỳ định dạng nào khác - được chuẩn bị, sở hữu hoặc do một cơ quan công hoặc các viên chức, nhân viên hoặc đại lý của cơ quan này nắm giữ trong quá trình giao dịch công việc. Mọi hồ sơ công khai đều được coi là công khai và chỉ có thể được giữ lại nếu có miễn trừ theo luật định cụ thể.

Chính sách của FOIA nêu rõ mục đích của FOIA là nâng cao nhận thức của mọi người về các hoạt động của chính phủ. Để thúc đẩy chính sách này, FOIA yêu cầu luật phải được giải thích theo hướng tự do, có lợi cho việc tiếp cận và bất kỳ miễn trừ nào cho phép giữ lại hồ sơ công khai phải được giải thích theo hướng hẹp.

Quyền FOIA của quý vị

• Bạn có quyền yêu cầu kiểm tra hoặc nhận bản sao hồ sơ công khai hoặc cả hai. 
• Bạn có quyền yêu cầu ước tính trước bất kỳ khoản phí nào cho các hồ sơ được yêu cầu.
• Nếu quý vị tin rằng các quyền FOIA của mình đã bị vi phạm, quý vị có thể nộp đơn lên tòa án quận hoặc tòa án khu vực để buộc tuân thủ FOIA.
  • Ngoài ra, bạn có thể liên hệ với Hội đồng FOIA để xin ý kiến tư vấn không ràng buộc.
• Bạn có thể yêu cầu hồ sơ qua Thư Hoa Kỳ, fax, e-mail, trực tiếp hoặc qua điện thoại. FOIA không yêu cầu yêu cầu của bạn phải bằng văn bản, bạn cũng không cần nói cụ thể rằng bạn đang yêu cầu hồ sơ theo FOIA.
  • Về mặt thực tế, việc viết yêu cầu ra có thể sẽ hữu ích cho cả bạn và người nhận yêu cầu. Tính năng này cho phép bạn tạo bản ghi về yêu cầu của mình. Nó cũng cung cấp cho chúng tôi thông tin rõ ràng về hồ sơ bạn yêu cầu, để không có sự hiểu lầm nào khi yêu cầu bằng lời nói. Tuy nhiên, DPOR không thể từ chối trả lời yêu cầu FOIA của bạn nếu bạn chọn không đưa ra yêu cầu bằng văn bản.

Trách nhiệm FOIA của DPOR

Trách nhiệm của Bộ phận quản lý nghề nghiệp và chuyên môn trong việc trả lời yêu cầu của bạn 

FOIA yêu cầu DPOR phải đưa ra một trong những phản hồi sau đây cho yêu cầu của bạn trong thời hạn năm ngày:

1. Chúng tôi cung cấp cho quý vị toàn bộ hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu.
2. Chúng tôi sẽ giữ lại tất cả hồ sơ mà bạn yêu cầu vì tất cả hồ sơ đều phải tuân theo một điều khoản miễn trừ theo luật định cụ thể. Nếu tất cả hồ sơ đều bị giữ lại, DPOR phải gửi cho bạn phản hồi bằng văn bản. Phản hồi bằng văn bản đó phải nêu rõ khối lượng và nội dung của hồ sơ đang được giữ lại cũng như phần cụ thể của Bộ luật Virginia cho phép chúng tôi giữ lại hồ sơ.
3. Chúng tôi cung cấp một số hồ sơ mà bạn yêu cầu nhưng giữ lại một số hồ sơ khác. DPOR không thể giữ lại toàn bộ hồ sơ nếu chỉ một phần của hồ sơ đó được miễn trừ. Trong trường hợp đó, chúng tôi có thể biên tập phần hồ sơ có thể bị giữ lại và phải cung cấp cho bạn phần còn lại của hồ sơ. DPOR cũng phải gửi cho bạn phản hồi bằng văn bản nêu rõ phần cụ thể của Bộ luật Virginia cho phép giữ lại một số phần hồ sơ được yêu cầu. 
4. Chúng tôi thông báo cho bạn bằng văn bản rằng hồ sơ được yêu cầu không tìm thấy hoặc không tồn tại (chúng tôi không có hồ sơ bạn muốn). Tuy nhiên, nếu chúng tôi biết rằng một cơ quan công quyền khác có hồ sơ được yêu cầu, DPOR phải đưa thông tin liên hệ của cơ quan công quyền đó vào phản hồi của chúng tôi cho bạn.
5. Nếu DPOR không thể phản hồi yêu cầu của bạn trong thời hạn năm ngày, chúng tôi phải nêu rõ điều này bằng văn bản, giải thích các điều kiện khiến việc phản hồi trở nên không thể. Phản hồi bằng văn bản này sẽ cho phép chúng tôi có thêm bảy ngày làm việc, tổng cộng chúng tôi có 12 ngày làm việc để trả lời yêu cầu của bạn.

Nếu bạn yêu cầu một số lượng hồ sơ rất lớn và DPOR xác định rằng chúng tôi không thể cung cấp hồ sơ cho bạn trong vòng 12 ngày mà không làm gián đoạn các trách nhiệm tổ chức khác của chúng tôi, chúng tôi có thể gửi đơn yêu cầu tòa án gia hạn thêm thời gian để trả lời yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, FOIA yêu cầu chúng tôi phải nỗ lực hợp lý để đạt được thỏa thuận với bạn về việc cung cấp hồ sơ trước khi chúng tôi ra tòa để yêu cầu gia hạn thời gian. 

Chi phí

Cơ quan công có thể tính phí hợp lý nhưng không vượt quá chi phí thực tế phát sinh khi truy cập, sao chép, cung cấp hoặc tìm kiếm hồ sơ theo yêu cầu. Không một cơ quan công nào được áp dụng bất kỳ khoản phí hoặc chi phí trung gian, phí ngoài luồng hoặc phí thặng dư nào để bù đắp chi phí chung liên quan đến việc tạo hoặc lưu giữ hồ sơ hoặc thực hiện hoạt động kinh doanh chung của cơ quan công. Bất kỳ khoản phí sao chép nào do cơ quan công quyền thu không được vượt quá chi phí sao chép thực tế. Mọi chi phí cung cấp hồ sơ theo yêu cầu sẽ được ước tính trước theo yêu cầu của công dân như quy định tại tiểu mục F của § 2.2-3704 của Bộ luật Virginia. 

• Bạn có thể phải trả tiền cho các hồ sơ mà bạn yêu cầu từ DPOR. FOIA cho phép chúng tôi tính phí thực tế khi trả lời các yêu cầu FOIA. Điều này sẽ bao gồm các mục như thời gian nhân viên dành để tìm kiếm hồ sơ được yêu cầu, chi phí sao chép hoặc bất kỳ chi phí nào khác liên quan trực tiếp đến việc cung cấp hồ sơ được yêu cầu. Không thể bao gồm chi phí chung.
• Nếu DPOR ước tính rằng sẽ tốn nhiều hơn $200 để trả lời yêu cầu của bạn, chúng tôi có thể yêu cầu bạn trả tiền đặt cọc, không vượt quá số tiền ước tính, trước khi tiếp tục yêu cầu của bạn. Nếu vậy, năm ngày chúng tôi phải trả lời yêu cầu của bạn không bao gồm thời gian từ khi chúng tôi yêu cầu đặt cọc đến khi bạn trả lời.
• Quý vị có thể yêu cầu chúng tôi ước tính trước các khoản phí cho việc cung cấp hồ sơ mà quý vị đã yêu cầu. Điều này sẽ cho phép quý vị biết trước về bất kỳ chi phí nào hoặc cho quý vị cơ hội sửa đổi yêu cầu của mình trong nỗ lực giảm chi phí ước tính.
• Nếu bạn nợ chúng tôi tiền từ yêu cầu FOIA trước đó chưa được thanh toán trong hơn 30 ngày, DPOR có thể yêu cầu thanh toán hóa đơn quá hạn trước khi phản hồi yêu cầu FOIA mới của bạn.

Miễn trừ thường được sử dụng

Bộ luật Virginia cho phép bất kỳ cơ quan công quyền nào giữ lại một số hồ sơ không công khai. DPOR thường giữ lại các hồ sơ tuân theo các miễn trừ sau:

• Đơn xin cấp phép hoặc được phép dự thi (§ 54.1-108) 
• Hồ sơ về các cuộc điều tra đang hoạt động (mở) được tiến hành bởi DPOR hoặc bất kỳ hội đồng nào (§ 54.1-108(3))
• Hồ sơ nhân sự (§ 2.2-3705.1 (1))
• Hồ sơ tuân theo đặc quyền luật sư-khách hàng (§ 2.2-3705.1 (2)) hoặc sản phẩm công việc của luật sư (§ 2.2-3705.1(3))
• Thông tin độc quyền của nhà cung cấp (§ 2.2-3705.1 (6))
• Hồ sơ liên quan đến việc đàm phán và trao hợp đồng trước khi hợp đồng được trao (§ 2.2-3705.1(12))

Chính sách liên quan đến việc sử dụng miễn trừ

Chính sách công bố thông tin (#100-04) áp dụng cho tất cả DPOR và các hội đồng quản trị của DPOR, đồng thời giải thích cách thức và thời điểm chúng tôi sẽ áp dụng các miễn trừ theo luật định để giữ lại hồ sơ.

Yêu cầu hồ sơ từ DPOR

• Yêu cầu của bạn phải xác định các hồ sơ bạn đang tìm kiếm với độ cụ thể hợp lý ". " Đây là một tiêu chuẩn thông thường. Nó không đề cập đến hoặc giới hạn khối lượng hoặc số lượng bản ghi mà bạn đang yêu cầu. Thay vào đó, nó yêu cầu bạn phải đủ cụ thể để chúng tôi có thể xác định và xác định vị trí các hồ sơ mà bạn đang tìm kiếm.
• Yêu cầu của bạn phải yêu cầu hồ sơ hoặc tài liệu hiện có. FOIA cung cấp cho bạn quyền kiểm tra hoặc sao chép hồ sơ. Nó không áp dụng cho tình huống mà bạn đang đặt câu hỏi chung về công việc của DPOR hoặc các hội đồng quản lý của nó, cũng như không yêu cầu DPOR tạo một bản ghi không tồn tại.
• Bạn có thể chọn nhận hồ sơ điện tử ở bất kỳ định dạng nào mà DPOR sử dụng trong quá trình kinh doanh thông thường. 
  • Ví dụ, nếu bạn yêu cầu hồ sơ được lưu giữ trong cơ sở dữ liệu Excel, bạn có thể chọn nhận hồ sơ đó qua phương tiện điện tử, qua e-mail hoặc trên đĩa máy tính hoặc nhận bản in của hồ sơ đó.
• Nếu DPOR có thắc mắc về yêu cầu của bạn, vui lòng hợp tác với nhân viên để làm rõ loại hồ sơ bạn đang tìm kiếm hoặc cố gắng đạt được thỏa thuận hợp lý về cách phản hồi cho một yêu cầu lớn. Việc gửi yêu cầu FOIA không phải là một quá trình đối đầu, nhưng chúng tôi có thể cần thảo luận về yêu cầu của bạn để đảm bảo chúng tôi hiểu rõ hồ sơ bạn đang tìm kiếm.
• DPOR phải trả lời yêu cầu của bạn trong vòng năm ngày làm việc kể từ khi nhận được yêu cầu. " Day One " được coi là ngày sau khi nhận được yêu cầu của bạn. Khoảng thời gian năm ngày không bao gồm cuối tuần hoặc ngày lễ.
• Lý do đằng sau yêu cầu của bạn về hồ sơ công khai từ DPOR là không liên quan và bạn không phải nêu lý do tại sao bạn muốn hồ sơ trước khi chúng tôi trả lời yêu cầu của bạn. Tuy nhiên, FOIA cho phép DPOR yêu cầu bạn cung cấp tên và địa chỉ pháp lý của bạn. 

Hội đồng tư vấn về tự do thông tin sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn về FOIA. Hội đồng có thể được liên hệ qua e-mail tại FOIAcouncil@dls.virginia.gov, hoặc qua điện thoại tại (804) 698-1810 hoặc [miễn phí] 1-866-448-4100.

Để yêu cầu hồ sơ từ DPOR, bạn có thể gửi yêu cầu của mình tới: Lexie Borkey, Trưởng phòng Hồ sơ & FOIA. Bạn có thể liên hệ với cô ấy tại: Bộ phận quản lý nghề nghiệp và chuyên môn | Perimeter Center, Suite 400 | 9960 Mayland Drive | Richmond, VA 23233 | Điện thoại: 804-367-8583 | FAX: 866-254-0312 | Email: publicrecords@dpor.virginia.gov. Bạn cũng có thể liên hệ với cô Borkey nếu có thắc mắc liên quan đến việc yêu cầu DPOR cung cấp hồ sơ.

Số giấy phép hành nghề do Virginia cấp, tên, ngày cấp giấy phép, ngày hết hạn giấy phép, phân loại giấy phép (tức là môi giới, nhân viên bán hàng), tình trạng giấy phép và địa chỉ lưu trữ hồ sơ của mỗi cơ quan quản lý là những yếu tố nhận dạng phải được công khai.  KHÔNG bao gồm số điện thoại.

Chính sách DPOR và luật tiểu bang nghiêm cấm tiết lộ chung số an sinh xã hội, số tài khoản ngân hàng hoặc tín dụng và bất kỳ thông tin nào khác có thể gây hại hoặc thương tích cho cá nhân hoặc doanh nghiệp.

Phần Quản lý thông tin liên hệ qua email tại PublicRecords@dpor.virginia.gov hoặc fax yêu cầu tới (866) 254-0312.

• Số liệu thống kê dân số theo quy định (PDF) cung cấp số lượng cá nhân/doanh nghiệp được quy định mới nhất theo loại giấy phép (cập nhật hàng tháng).
   
• Danh sách quy định - Danh sách quy định được cung cấp miễn phí dưới dạng điện tử.

Phí hồ sơ

DPOR sẽ đánh giá mức phí hợp lý cho việc sao chép và nghiên cứu. Bất cứ khi nào có thể, Bộ phận Quản lý thông tin sẽ cung cấp miễn phí các tài liệu được yêu cầu ở định dạng điện tử. Nếu không, có thể áp dụng các loại phí sau:

Hồ sơ khiếu nại đã đóng

Bản sao $0.25 cho mỗi trang đối với các tài liệu vượt quá 40 trang

Bản sao giấy phép

Biểu mẫu yêu cầu bản sao     tương tác | Tĩnh

• Phí $40.00 (theo yêu cầu của Thực thể)
   

• Báo Cáo & Nghiên Cứu
• Abáo cáo bổ sung cho Đại hội đồng